Sau quá trình thử việc, làm thế nào để nhân viên mới và nhà tuyển dụng của doanh nghiệp biết chắc chắn rằng “mình đã dành cho nhau”? Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt, hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên của mình thử việc trước khi nhận họ vào làm việc chính thức. Quá trình thử việc sẽ giúp người lao động tìm hiểu môi trường, thể hiện bản thân mình và xác định khả năng gắn bó của họ với doanh nghiệp. Về phía công ty, đây cũng là thời gian giúp họ làm quen với nhân viên mới, có những theo dõi, đánh giá để quyết định xem họ có thật sự phù hợp với công việc và doanh nghiệp hay không.

Thử việc - Khoảng thời gian tìm hiểu nhau của ứng viên và nhà tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng, quan tâm trên hết của họ là con người. Doanh nghiệp luôn khao khát tìm được những ứng viên tiềm năng, vì thế, họ dành nhiều cơ hội để khám phá năng lực của ứng viên trước khi chính thức nhận ứng viên vào môi trường doanh nghiệp.

Phần thể hiện phỏng vấn và CV của ứng viên, dù tốt đến đâu, trên thực tế chỉ là “ngày hẹn hò đầu tiên” của ứng viên và nhà tuyển dụng. Thời gian thử việc sẽ là một minh chứng khắt khe hơn giúp nhà tuyển dụng biết rằng ứng viên có phải người mà doanh nghiệp đang thật sự tìm kiếm hay không.

Không đánh giá hoặc đánh giá ứng viên không đúng với năng lực thực tế của họ có thể dẫn đến những hậu quả sau:

• Chọn sai người cho vị trí của doanh nghiệp.

• Lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo ứng viên.

• Lãng phí thời gian và công sức của người lao động.

Thông thường, ứng viên sẽ được tạo cơ hội thử việc từ 1 - 2 tháng để làm quen với môi trường mới đồng thời thể hiện khả năng của bản thân đối với nhà tuyển dụng. Chính quãng thời gian tuy không quá dài này đôi khi lại là trở ngại hay thách thức với ứng viên do tâm lý “thử”, “trải nghiệm”, “chưa chính thức” - dễ nản chí, không cống hiến hết mình. Doanh nghiệp, đôi khi trớ trêu thay tới thời hạn ký hợp đồng chính thức với nhân viên rồi vẫn băn khoăn không biết mình có chọn sai người hay không.

Để “thử việc” thật sự là cơ hội vàng cho ứng viên chứng tỏ bản thân và thể hiện đúng vai trò ý nghĩa của nó thì doanh nghiệp cần coi đánh giá thử việc là một trong những quy trình quan trọng trong tuyển dụng, có đường đi nước bước cho quy trình này.

A. Tại sao cần đánh giá thử việc bằng phỏng vấn?

Có hai loại đánh giá phổ biến mà các doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng: đánh giá bằng trọng số thông qua bảng biểu và đánh giá bằng phỏng vấn trực tiếp. Mỗi hình thức đều có ưu điểm và hạn chế riêng:

* Hình thức điền bảng khảo sát:

Phương pháp này được thực hiện bằng một phiếu/bảng khảo sát dành cho dưới dạng điền thông tin dành cho cả nhân viên và người lãnh đạo. Bằng việc đánh giá các yếu tố như khối lượng công việc, chất lượng công việc, tinh thần thái độ, mức độ thực hiện nội quy,... của nhân viên mới trên thang điểm các trọng số, nhà lãnh đạo sẽ thấy được phần thể hiện của nhân viên với điểm số cuối cùng. Song song đó, nhân viên cũng tự đánh giá được các tiêu chí mà họ đã thực hiện được ngay tại phiếu khảo sát này. 

Phương pháp đánh giá bằng phiếu khảo sát giúp tiết kiệm thời gian cho người đánh giá và nhân viên.

* Hình thức phỏng vấn

Cũng là một hình thức đánh giá, tuy nhiên, so sánh với hình thức điền form/bảng biểu, phỏng vấn có nhiều điểm khác biệt.

Đánh giá nhân viên bằng hình thức phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đào sâu và tìm hiểu tính cách của nhân viên hơn. Nhịp điệu của phỏng vấn cũng mượt mà, tự nhiên và thoải mái hơn. Tuy nhiên, kết quả thu được từ hình thức này có thể kém khách quan hơn hình thức điền form/bảng đánh giá do ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của người phỏng vấn.

Tùy vào sự linh hoạt của doanh nghiệp, đôi khi, để có được ưu điểm của hai hình thức, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể áp dụng cả hai: vừa để nhân viên hoàn thành review form vừa thực hiện phỏng vấn. Tuy nhiên, cấp trên cần lưu ý tránh để nhân viên cảm thấy áp lực khi “bài kiểm tra” của họ có phần hơi nặng nề.

B. Quy trình phỏng vấn đánh giá

Để đảm bảo tính khách quan, công bằng với phần đánh giá, người lãnh đạo nên soạn thảo mẫu phỏng vấn cho bộ phận của mình, gồm các câu hỏi cụ thể ứng với các tiêu chí đánh giá cụ thể.

1. Xác định tiêu chí đánh giá

Việc có một bộ khung đánh giá năng lực cho nhân viên được xây dựng trên tình hình thực tế của doanh nghiệp là rất cần thiết. Một bộ tiêu chí đánh giá chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn không lãng phí năng lực ứng viên.
Một trong những bộ khung nổi tiếng được nhiều công ty vận dụng có thể kể đến mô hình đánh giá năng lực ASK (viết tắt của Attitude - Skill - Knowledge) dựa trên ba khía cạnh của nhân viên: Thái độ - Kỹ năng - Kiến thức.

• Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy, là hiểu biết mà cá nhân có được sau khi trải qua quá trình giáo dục - đào tạo, đọc hiểu, phân tích và ứng dụng. Ví dụ: kiến thức chuyên môn, trình độ ngoại ngữ,...

• Skill (Kỹ năng): Thuộc về kỹ năng thao tác, là khả năng biến kiến thức có được thành hành động cụ thể, hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân. Ví dụ: kỹ năng tạo ảnh hưởng, kỹ năng quản trị rủi ro,...

• Attitude (Phẩm chất/Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm, là cách cá nhân tiếp nhận và phản ứng lại với thực tế, đồng thời thể hiện thái độ và động cơ với công việc. Ví dụ: trung thực, tinh thần khởi nghiệp - dấn thân,...

Phân tích theo mô hình ASK, mỗi vị trí công việc đặc thù sẽ có một khung năng lực cụ thể được xây dựng từ bộ kiến thức - kỹ năng - thái độ liên quan nhất với chuyên môn của bộ phận đó. Bộ tiêu chí đánh giá nhân viên cũng sẽ được ra đời nhờ khung năng lực này. Bằng các tiêu chí rõ ràng đó, nhà lãnh đạo có thể đánh giá nhân viên một cách công bằng, khách quan và hiệu quả.

2. Thực hiện phỏng vấn

Chuẩn bị:

- Thống nhất với nhân viên ngày, giờ đánh giá.
- Giới thiệu sơ bộ mục đích và các nội dung trao đổi chính.
- Chuẩn bị địa điểm thoải mái, riêng tư cho phỏng vấn.
- Phổ biến cho nhân viên sơ lược nội dung và một số yêu cầu về đánh giá.
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện phỏng vấn với thái độ cởi mở nhất.

Trong khi phỏng vấn:

- So sánh kết quả công việc nhận được từ nhân viên sau thời gian thử việc với các yêu cầu và mục tiêu.
- Ghi nhận và biểu dương các việc làm tốt.
- Tháo gỡ những vướng mắc và khó khăn. Trong trường hợp nhân viên thừa nhận điểm yếu, hãy hỏi họ nguyên nhân là gì.

- Tìm hiểu xem liệu họ có đang gặp vấn đề gì với doanh nghiệp hay không.

Hoàn tất phỏng vấn:

- Khen ngợi nhân viên nếu họ có thành tích xuất sắc hoặc phần thể hiện cố gắng trong thời gian thử việc.
- Thông báo kết quả đánh giá và chia sẻ ý kiến của bạn với nhân viên.
- Thỏa thuận về kế hoạch làm việc trong tương lai.
- Thỏa thuận về kế hoạch đào tạo phát triển.

C. Những câu hỏi giúp nhà lãnh đạo đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc

Bằng vận dụng mô hình ASK đã nêu, nhà lãnh đạo sẽ xác định rằng họ muốn khai thác kiến thức, thái độ hay kỹ năng của nhân viên và từ đó có câu hỏi phù hợp với những mục đích này. Về cơ bản, có các kiểu phân loại các câu hỏi như sau:

♦ Những câu hỏi về chuyên môn của vị trí

Gợi ý các câu hỏi mà người lãnh đạo có thể đặt ra cho nhân viên của mình:
- Bạn thấy hứng thú với phần công việc/nhiệm vụ nào nhất trong quá trình thử việc?
- Bạn tự đánh giá thế nào về phần thể hiện của mình?
- Bạn có góp ý gì với bộ phận của mình sau hoàn tất thử việc?
- Ai là người đã giúp đỡ bạn nhiều nhất trong công việc?

► Ví dụ như với một nhân viên đang thử việc cho vị trí PR, bạn có thể đặt câu hỏi: Sự kiện vừa diễn ra của công ty bạn đã được giao những nhiệm vụ gì? Bạn gặp khó khăn gì trong quá trình tổ chức sự kiện và nhận được bài học gì?

Phản hồi của nhân viên sẽ cho bạn biết họ đã tận dụng quãng thời gian thử việc của mình hiệu quả đến đâu, chẳng hạn: “Tôi đã phụ trách lên kế hoạch cho sự kiện, liên hệ với đối tác và các nhà tài trợ, liên hệ với các kênh thông tin báo chí điện tử, là đội trưởng đội backstage vào ngày diễn ra sự kiện. Về phần công việc yêu thích nhất, có lẽ với tôi là lúc được làm việc với các đối tác của công ty. Khi giao tiếp, thỏa thuận và hoàn thành hợp tác với họ làm tôi rất hứng thú vì tôi thích cảm giác thuyết phục và làm hài lòng con người.” Qua câu trả lời này, nhà lãnh đạo cũng hiểu thêm rằng nhân viên PR của mình là người tương đối hướng ngoại, có kinh nghiệm và khả năng làm khá nhiều nhiệm vụ chuyên môn.

► Với một nhân viên đang thử việc cho vị trí Chăm sóc khách hàng (CSKH), câu hỏi được đưa ra có thể là: Những khách hàng đã tiếp xúc qua quá trình thử việc, có trường hợp khách hàng nào làm bạn ấn tượng. Bạn nhận được bài học gì sau khi làm việc với khách hàng đó?

“Tình huống đáng nhớ nhất trong thời gian thử việc của tôi là một lần xảy ra sự cố sản phẩm làm khách hàng thắc mắc, phàn nàn. Việc đầu tiên của tôi là xin lỗi khách hàng, hy vọng họ hết sức thông cảm với sự cố lỗi máy chủ hệ thống. Sau đó tôi đã đưa ra thời gian dự trù sửa chữa và bày tỏ thái độ hỗ trợ nhất từ phía đội ngũ. May mắn là, khách hàng đó cũng đã hiểu và kiên nhẫn chờ đội kỹ thuật xử lý sự cố.”

Qua câu trả lời trên, nhà lãnh đạo có thể tạm hài lòng với sự thể hiện của nhân viên. Có vẻ như họ đã vận dụng tốt những kiến thức đã học được của bộ phận và xử lý tình huống của mình khá tốt. Ngoài ra, tập trung vào câu chuyện họ đã kể cùng các chi tiết nhỏ trong đó có thể giúp nhà tuyển dụng khai thác thêm các khía cạnh khác từ chuyên môn hoặc tính cách của nhân viên.

Ngoài những câu hỏi mang tính chất đánh giá phần thể hiện mà nhân viên đã hoàn tất (performance review), bạn có thể hỏi một số câu hỏi tình huống chưa xảy ra với nhân viên thử việc để lắng nghe cách nhân họ xử lý, từ đó hiểu rằng họ đã học hỏi được gì trong quá trình thử việc. 

► Chẳng hạn với một sự kiện vừa mới kết thúc, bạn có thể kiểm tra nhân viên PR của mình rằng: Sự kiện trải nghiệm sản phẩm công nghệ vừa rồi, nếu chương trình gặp sự cố bất ngờ như đột ngột mất điện, hệ thống trải nghiệm bị lỗi, khách mời chưa đến kịp giờ,... bạn có phương án dự phòng nào cho các trường hợp này không?

► Hoặc với nhân viên CSKH của bạn, câu hỏi đưa ra có thể là: Nếu khách hàng gặp sự cố không có thái độ hòa nhã như trường hợp đã xảy ra với bạn, họ nhất định muốn trực tiếp làm việc với quản lý hoặc cấp cao hơn ngay lúc đó thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

♦ Những câu hỏi về môi trường doanh nghiệp

- Hoạt động nào ở công ty khiến bạn thấy hứng thú nhất?
Câu hỏi này sẽ cho bạn thấy cách ứng viên hòa nhập với môi trường doanh nghiệp hay bộc lộ rằng có rào cản gì trong quá trình hòa nhập của họ.

- Ai là người đã có ảnh hưởng tới bạn nhiều nhất ở công ty?
Cho thấy mẫu người mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi được làm việc hoặc được kết nối cùng.

- Chia sẻ những điều bạn đã học được ở môi trường này.
Câu hỏi mở giúp nhân viên hồi tưởng lại và chia sẻ những điều họ kỳ vọng hoặc băn khoăn ở môi trường.

♦ Những câu hỏi về người hướng dẫn (leader)

- Bạn có ấn tượng gì về người hướng dẫn của mình?
Sẽ hé lộ cách nhân viên nghĩ về leader hoặc coach, cho thấy mức độ kết nối, tương tác và hòa hợp trong công việc của họ.

- Điều gì mà bạn mong sẽ học hỏi được từ người hướng dẫn?
Là những kỳ vọng của nhân viên và người hướng dẫn. Qua sắc thái và biểu cảm khi phỏng vấn, bạn có thể cảm nhận được thái độ của họ đối với người hướng dẫn.

- Những nhiệm vụ mà người hướng dẫn đã giao cho bạn là gì? Bạn có cảm thấy có nhiệm vụ nào quá sức mình không và nếu có thì bạn đã giải quyết nó thế nào?
Người lãnh đạo sẽ biết được cách nhân viên tiếp nhận, làm quen với công việc. Thông qua lắng nghe xử lý tình huống từ họ, bạn sẽ thấy được họ đang ở đâu, gặp khó khăn ở bước nào, họ đang thể hiện bản thân như thế nào so với màn phỏng vấn ngày đầu tiên của mình

D. Những lưu ý cho nhà lãnh đạo

• Trước tiên, tạo ra bầu không khí phỏng vấn thoải mái, cởi mở

Bầu không khí là yếu tố quan trọng với mọi cuộc trò chuyện. Đôi khi, chỉ vì không khí căng thẳng mà nhân viên của bạn có thể ngại chia sẻ, ngại mở lòng hơn, đánh mất mục đích mà bạn đang tìm kiếm từ cuộc phỏng vấn. Với tâm lý hồi hộp trước “buổi đánh giá”, không lạ lùng nếu nhân viên của bạn có tỏ ra hơi lo lắng hay hồi hộp. Hãy chủ động xóa khoảng cách, mỉm cười và động viên họ. 

• Hãy để nhân viên tự đánh giá họ

Tự đánh giá một phần cho thấy góc nhìn của nhân viên đối với vị trí họ đang đảm nhiệm và đối với công ty. Lắng nghe, ghi chép, bạn sẽ thấy mình công sức mình bỏ ra là không vô ích chút nào khi nhận được thêm vô số thông tin đắt giá - có vai trò giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên cho những hồ sơ tiếp theo.

• Khuyến khích và lắng nghe

Tạo cơ hội cho ứng viên thử việc chia sẻ những điều trăn trở: Đối với công việc chuyên môn, với con người, với văn hóa doanh nghiệp. Gợi ý, động viên để họ trải lòng hơn. Có thể bạn sẽ có thêm “insight” của nhân viên mới về môi trường doanh nghiệp để có thể cải thiện quá trình onboarding hòa nhập của họ.

Tổng kết

Phỏng vấn đánh giá nhân viên sau thử việc là công cụ quan trọng, là vũ khí sắc bén của doanh nghiệp với chiến lược phát triển người tài. Nên nhớ rằng, toàn bộ định hướng của nhân viên trong thời gian cống hiến cho doanh nghiệp về sau sẽ xuất hiện từ bước này. Giúp họ trang bị một tâm thế sẵn sàng với một niềm tin vững chắc chính là nhiệm vụ sứ mệnh của người lãnh đạo.

Việc làm Japan hy vọng đem lại những lời khuyên hữu ích cho bạn để áp dụng ngay vào chính doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

VieclamJapan / Theo Base Resources